Notatki ze spotkania z rodzicami, uczniami, nauczycielami i zespołami uczącymi – jak prowadzić je efektywnie, gdy jesteś psychologiem lub pedagogiem szkolnym?
Codziennie rozmawiasz z ludźmi – uczniami, nauczycielami, rodzicami… Niektórych widzisz po raz pierwszy, z innymi spotykasz się regularnie lub interwencyjnie co jakiś czas.
Jedne rozmowy trwają 30 sekund – inne 1,5h. Wpisujesz w dzienniki kontakty z wszystkimi tymi osobami (jeśli tego nie robisz – zacznij od dzisiaj). W pewnym momencie pamiętasz, że w sprawie tego ucznia coś miałaś zrobić, umówiłaś się na coś… ale na co? Dobre notatki ze spotkania i nawyki wpisywania zadań w listę “Do zrobienia” na odpowiedni tydzień, zwiększą Twoją efektywność, pomogą też w utrzymaniu wizerunku profesjonalisty. Z tego wpisu dowiesz się:
Do czego potrzebne są notatki?
Dlaczego warto wybrać notatki ze spotkania zamiast protokołu?
Jak efektywnie używać arkusza do notatek?
Do czego potrzebne są notatki?
Pomagają podczas prowadzenia rozmowy. Szczególnie w sprawach, w których w grę wchodzą intensywne emocje warto posiłkować się strukturą arkusza, by poruszyć wszystkie najważniejsze kwestie.
Wskazują, że należy ustalić cele związane z rozmową (Jakie działania podejmuje szkoła? Jakie działania podejmują rodzice? Na co wspólnie się zgadzamy jako zespół?)
Przypominają, że warto wpisać wszystkich uczestników rozmowy, datę oraz ucznia, którego spotkanie dotyczy.
Pomagają w podsumowaniu przebiegu spotkania, w tym w końcowym przedstawieniu ustaleń i kolejnych działań, jakie należy wykonać w związku ze sprawą. Wcześniej zdarzało mi się zapomnieć, że mam jeszcze coś do zrobienia w następnych dniach (lub w następnym miesiącu).
Jeśli zachodzi taka potrzeba, w arkuszu notatek ze spotkania znajdziesz miejsce na złożenie podpisów przez osoby uczestniczące w spotkaniu. Sprawia to, że dla wszystkich stron ustalenia będą bardziej wiążące.
Dlaczego notatki a nie protokół ze spotkania?
Protokół ma bardziej rozbudowaną strukturę – jeśli wolisz na co dzień korzystać z protokołów spotkań, rób tak. Osobiście wolę prostszą formę, szczególnie w przypadku kameralnych spotkań z rodzicami, z uczniem lub z jednym nauczycielem. Notatki są dla mnie, nie udostepniam ich nikomu. Protokoły do dokumentacji szkolnej spisuję zazwyczaj ze spotkań zespołów uczących danego ucznia, spotkań ws. WOPFU czy ewaluacji udzielanej pomocy PP, i są one umieszczane w szkolnej dokumentacji ucznia.
Jak używać arkusza “Notatki ze spotkania”?
Dostosuj arkusz do swoich potrzeb – możesz umieścić nazwę swojej placówki w nagłówku.
Wydrukuj 10 egzemplarzy (to takie minimum, żeby się przyzwyczaić do ich używania) i umieść w łatwo dostępnym miejscu.
2-3 egzemplarze noś ze sobą (zawsze wychodzę z gabinetu z podkładką z czystymi kartkami, arkuszem do zapisywania notatek i długopisem). Możesz pominąć ten punkt, jeśli nie prowadzisz dłuższych rozmów poza swoim gabinetem.
Przy rozpoczęciu rozmowy z uczniem, nauczycielem, rodzicem – korzystaj z arkusza, Zawsze informuję, że robię notatki, są tylko dla mnie (poza szczególnymi wyjątkami), żebym pamiętała o czym rozmawialiśmy, co ustaliliśmy, kiedy mamy się spotkać następnym razem.
Zawsze wpisuj ustalenia – kto, co, do kiedy ma zrobić.
Wpisuj co TY masz zrobić, jakich kolejnych Twoich działań wymaga rozwiązanie tej sprawy.
Rozmowa z wychowawcą? Ustalenie spotkania zespołu uczącego z uczniem? Rozmowa z dyrekcją? Sprawdzenie za 2 tygodnie, czy wdrożono ustalenia zespołu? Bardzo łatwo o czymś zapomnieć w natłoku obowiązków i podczas „gaszenia pożarów”.
Na koniec dnia wypisz z arkuszy notatek zadania i umieść je na liście rzeczy do wykonania – papierowej, w telefonie, a może korzystasz z Asany czy Trello? Ważne, żebyś wpisała konkretne zadania oraz projekty.
Włóż notatki w dokumentację odpowiednich uczniów.
Gotowe 🙂
Chcesz spróbować? Zapisz się na newsletter i odbierz prezent – gotowy do edycji arkusz „Notatek ze spotkania.” Możesz od razu skorzystać również z innych dostępnych materiałów. Sprawdź, co Cię interesuje.
Potrzebujesz czegoś więcej?
Przeczytaj cykl artykułów o obserwacji ucznia.
Skorzystaj z wyzwania – Zostań Mistrzem Obserwacji.
Do końca marca będzie ono bezpłatne, aby wszyscy, którzy potrzebują podnieść swoje kwalifikacje w obserwowaniu mogli to zrobić. Każdy pomaga po swojemu – dzielę się wiedzą, żebyś mogła lepiej pomagać wszystkim uczniom, których spotkasz na swojej drodze. Życzę nam wszystkim sił, spokoju i wsparcia.
Basia B.
